I docenti o le strutture possono utilizzare il marchio/logotipo della Sapienza su pubblicazioni scientifiche o culturali realizzate in ambito istituzionale, anche se stampate in autonomia, in base a quanto previsto del Regolamento l'utilizzo e concessione in uso del marchio/logotipo.

Dal punto di vista grafico, l'uso del marchio/logotipo è soggetto a poche semplici linee guida che potranno essere applicate facilmente da qualsiasi stampatore o editore.

Sui prodotti di editoria scientifica e culturale è possibile utilizzare la versione base del marchio/logotipo alllineato a sinistra, in colore rosso 202C o in colore nero;
per entrambi i colori è disponibile anche la versione negativa, da applicare su rosso, su nero e comunque su sfondi scuri (in questo caso il logotipo "Sapienza Università di Roma" è realizzato in bianco).
È stata inoltre creata una versione speciale del marchio/logotipo in trasparenza, nella quale il tratto è bianco e il fondo dello scudo assume il colore sul quale è applicato. Ciò consente di apporre il marchio/logotipo della Sapienza anche su copertine con grafica libera e colori non compatibili con quelli istituzionali della Sapienza.

Il marchio/logotipo può essere collocato sulla copertina, in dimensione e posizione relativamente libere (si vedano le istruzioni sulle dimensioni minime e gli esempi di applicazione all'interno delle Linee guida). Non può invece essere applicato sulla costa poiché questo utilizzo è riservato all’editoria istituzionale della Sapienza. Allo stesso modo è preclusa la possibilità di utilizzare gli altri elementi caratterizzanti il sistema di identità visiva della Sapienza (la composizione grafica “a scalino” per esempio) poiché essi sono riservati alle pubblicazioni a carattere istituzionale/comunicativo della Sapienza.
Infine sarà cura degli autori delle pubblicazioni culturali e scientifiche evitare qualsiasi possibile confusione con i format grafici specifici della casa editrice dell’Università.