Quando si decide di partire per andare a trascorrere un periodo di studio all’estero bisogna essere consapevoli di quali siano le finalità della propria mobilità. Insomma, bisogna avere in mente un progetto e programmare con anticipo la propria mobilità.
- Infatti, si può decidere di partire per seguire dei corsi e per sostenere i relativi esami all’estero oppure per fare ricerca per la propria tesi.

- Si può prendere in considerazione in quale area e, quindi, in quale Paese del mondo ci piacerebbe si svolgesse il periodo di mobilità sulla base degli accordi in vigore per la propria facoltà.

- Si deve considerare l’eventuale ostacolo rappresentato dalla lingua e, conseguentemente, affrontare il problema studiandola o approfondendone la conoscenza prima di partire. Si rammenta, in proposito, che alcune università, soprattutto quelle di lingua anglosassone, ma anche quelle che offrono percorsi di studio in inglese, richiedono la certificazione della lingua  - solitamente TOEFL o IELTS – per l’ammissione con il superamento di un certo livello di conoscenza.

- Si deve predisporre un piano di esami da svolgere all’estero che sia congruente con il proprio piano di studi o proporre di realizzare una ricerca per tesi attinente al proprio ambito di studi e, contestualmente, accertarsi che uno o l’altra possa essere ragionevolmente sviluppato nell’università di destinazione.

- Il piano di studi o di ricerca da realizzare all’estero deve ottenere un’autorizzazione previa da parte del corpo docenti della propria facoltà di origine, senza il quale non vi può essere riconoscimento degli esami, dei voti e dei crediti eventualmente maturati all’estero.

- Si devono conoscere le scadenze poste dalle università di destinazione per la presentazione delle proprie candidature, altrimenti si rischia di non far coincidere il piano di studi proposto con il semestre prescelto.

In definitiva, partire richiede una buona dose di volontà di affrontare uno o due semestri in un Paese straniero, autonomia di giudizio e spirito d’iniziativa, che possono essere stimolati cominciando a prendere i primi contatti collegandosi, ad esempio, al sito internet dell’università partner (pdf allegato siti università partner).

Se si inizia a materializzare un progetto di mobilità all’estero, è opportuno sapere che ogni Protocollo Aggiuntivo, come si evince dal modello di testo, ha un referente accademico o scientifico (pdf referenti). Di conseguenza, lo studente, che volesse approfondire la questione della propria mobilità all’estero sulla base di questi accordi bilaterali, dovrebbe stabilire un primo contatto con il docente referente scientifico dell’accordo oppure richiedere maggiori informazioni all’Ufficio Relazioni Internazionali.

E' bene verificata la concreta fattibilità del proprio progetto e, quindi, del piano di esami o di ricerca proposto con il supporto del referente scientifico, diventa opportuno appurare la finanziabilità dell’iniziativa stessa. A tale proposito, conviene conoscere le procedure ed i tempi di erogazione dei finanziamenti da parte dell'Area per l'Internazionalizzazione alle singole facoltà, cui compete, al momento, la formulazione dei bandi e le relative selezioni per l’assegnazione delle borse.

1. In principio il MIUR assegna a Sapienza i fondi per la mobilità Erasmus ed extra-UE durante il mese di ottobre di ogni anno.

2. Il Senato Accademico di Sapienza, durante il mese di novembre, delibera la quota parte di detti fondi destinati alla mobilità extra-UE e li destina all’Area per l’Internazionalizzazione.

3. Nel contempo, anche dal bilancio di Sapienza viene assegnata all’Area per l’Internazionalizzazione una determinata quota destinata al finanziamento di borse di mobilità extra-UE, che si va a sommare ai finanziamenti del MIUR.

4. Nel mese di gennaio-febbraio di ogni anno, una volta approvato il bilancio, l’Area per l’Internazionalizzazione invia una prima comunicazione alle singole facoltà per conoscere, entro marzo, il dettaglio del numero di Protocolli Aggiuntivi in vigore, se ve ne sono nuovi, quali si intende attivare per l’anno accademico in corso e per quello successivo e di quante mensilità si necessita per coprire la mobilità prevista.

5. Una volta raccolte tutte le risposte, entro la data indicata come scadenza per l’invio delle richieste, l’Area per l’Internazionalizzazione, sulla base dei fondi complessivi disponibili, procede all’assegnazione delle mensilità alle singole facoltà richiedenti.

6. Le facoltà o direttamente l’Area per l’Internazionalizzazione procedono, entro il mese di giugno (prima tornata) ed entro il mese di ottobre (seconda tornata), alla pubblicazione dei bandi (pdf allegato fac simile bandi) ed alla selezione degli studenti idonei e vincitori delle singole borse di studio.

7. I bandi devono essere pubblicati sul sito della facoltà che lo emana e contestualmente trasmessi all’Area per l’Internazionalizzazione, che provvede alla loro pubblicazione sulle pagine del proprio sito, al fine di garantirne la massima diffusione.

8. I verbali delle selezioni vengono inviati all’Area per l’Internazionalizzazione corredati dei nominativi e degli indirizzi di posta elettronica degli studenti vincitori, mediante i quali si procede alla loro convocazione per la firma del contratto di assegnazione della borsa (pdf allegato contratto tipo).

Una volta convocati, gli studenti interessati ad ottenere una borsa di mobilità extra-UE devono provvedere a raccogliere tutta la documentazione necessaria per la firma del contratto. La documentazione richiesta è la seguente:

a. documento d'identità;

b. codice fiscale (tesserino del codice fiscale o tessera sanitaria);

c. numero di matricola universitaria (badge o foglio stampato da Infostud);

d. se l'accredito della borsa va effettuato su un conto corrente, il conto dovrà essere necessariamente intestato alla persona assegnataria dei fondi (non si accettano conti per carte prepagate o conti intestati a madre, padre, ecc.). In particolare, servono conto corrente ed IBAN su un foglio stampato dal sito o rilasciato dalla banca stessa;

e. lettera o anche mail di formale accettazione dello studente nel periodo prescelto da parte dell’università di destinazione a firma di un referente o di un ufficio dell'università stessa;

f. learning agreement (pdf allegato learning agreement), debitamente compilato e firmato, se nel periodo di scambio verranno seguiti dei corsi e svolti esami finalizzati al completamento del curriculum accademico;

g. lettera di avvenuta assegnazione della tesi e dichiarazione di idoneità dell’università di destinazione per la ricerca della documentazione utile per lo sviluppo della tesi stessa.

Và tenuto presente, soprattutto per quanto concerne le università anglosassoni (americane, australiane), ma anche nel caso di alcune università giapponesi, ad esempio, che il fatto di risultare vincitori del processo selettivo operato da Sapienza non dà automaticamente il diritto ad essere ammessi nell’università di destinazione. Infatti, in questi casi, il candidato risultato idoneo a seguito della nostra selezione interna dovrà provvedere a presentare la propria candidatura, entro le date di scadenza previste, all’università di destinazione prescelta. Sarà quest’ultima con una lettera di accettazione/invito a sancire la selezione definitiva e, quindi, la possibilità per lo studente di recarvisi a svolgere un periodo di studio o di ricerca. Solo a seguito di detta accettazione, l’Area per l’Internazionalizzazione procederà alla convocazione dello studente per attivare le procedure di firma del contratto di assegnazione della borsa di mobilità extra-UE. Inoltre, sono di solito questi i casi in cui lo studente deve essere in possesso di un certificato di conoscenza della lingua inglese con un determinato punteggio prefissato dall’università ospitante. Non è raro che venga altresì richiesto agli studenti un Financial Statement o la prova di essere in possesso delle risorse finanziarie sufficienti per affrontare la mobilità in oggetto. Questo certificato può essere rilasciato anche dalla banca presso la quale si ha il proprio conto.