Per documenti cogenti in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, si intendono tutti quei documenti che è necessario tenere agli atti per dimostrare di aver adempiuto ai propri obblighi di legge. Tali documenti sono, per loro natura, prevalentemente riservati.

Questi si distinguono in due tipi:

• Documenti messi a disposizione dai Servizi di Prevenzione e Protezione;
• Documenti prodotti a livello locale, dall'Unità Produttiva.

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono c.d. documenti cogenti messi a disposizione dai Servizi di Prevenzione e Protezione, i seguenti:

• Documenti di Valutazione del Rischio;
• Piano delle Misure di Adeguamento (PMA);
• Piano di Adeguamento Sicurezza Antincendio (PASA);
• Relazioni tecniche;
• Piani di Emergenza (PE);
• Planimetrie vie di fuga (PVF);
• Attestati di Formazione del personale (formazione generale, formazione preposti, formazione dirigenti).

A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono c.d. documenti cogenti prodotti dalle Unità Produttive, i seguenti:

• Organigramma per la salute e sicurezza sul lavoro;
• Elenchi del Personale per la SSL;
• Lettere di designazione RSPP, ASPP; Preposti, Dirigenti, APSA, ASEI, ADA, ecc;
• Lettera di nomina Medico Competente;
• Attestati di Formazione del personale (formazione specifica, formazione PEVAC);
• Lettere e comunicazioni da e per gli Organismi di Vigilanza;
• Verbali Prove di Evacuazione (PEVAC);
• Documentazioni relative ai controlli e alle verifiche (Check list compilate);
• Schede di Destinazione Lavorativa (SDL).

Attraverso l'account google archivio.ssl@uniroma1.it vengono messe a disposizione del Datore di Lavoro dell'Unità Produttiva, i seguenti "drive condivisi":

• DOCUMENTI COMUNI A TUTTI I DATORI DI LAVORO: questo drive, a cui possono accedere come visualizzatori tutti i Datori di Lavoro di Sapienza, contiene tutti i documenti cogenti che sono comuni per tutti i Datori di Lavoro, quali ad esempio: DVR Parte I, DVR Parte II, Piani di Emergenza, Planimetrie delle Vie di Fuga, Piani di Miglioramento delle parti comuni, e Verbali delle Prove di Evacuazione. I Documenti sono organizzati per edificio di riferimento;
• DOCUMENTI DELLA SINGOLA UNITA' PRODUTTIVA: questo drive, a cui possono accedere solo il SPP competente, il Datore di Lavoro interessato e il Referente Locale da questi designato, contengono i documenti di interesse della singola Unità Produttiva, e sono orgnizzati in più cartelle di files:
  • Documenti messi a disposizione dal Servizio di Prevenzione e Protezione: in cui il SPP accede in scrittura e il DL in visualizzazione, che contiene tutti i documenti elaborati dall'Unità Produttiva assieme al SPP, quali ad esempio: DVR Parte III, documenti della formazione generale, PMA e PASA, Relazioni, comunicazioni, sopralluoghi, ecc.;
  • Documenti prodotti dall'Unità Produttiva: in cui il Datore di Lavoro e il Referente Locale avranno cura di salvare tutti i documenti cogenti prodotti localmente, quali: organigrammi, elenchi del personale, incarichi, designazioni, nomine, informazione lavoratori, moduli consegna DPI, PMA e PASA presi in carico, ecc.;
  • Documenti relativi a ispezioni e/o controlli degli organismi di vigilanza: in cui saranno salvati tutti i documenti prodotti in occasione di visite ispettive esterne;
  • Documenti Settore AUDIT: documenti prodotti ai fini dell'alta vigilanza sulla struttura;
  • Incidenti e Infortuni: documenti relativi agli incidenti e infortuni accaduti;
  • Controlli: Check List compilate;
  • SDL: Schede di destinazione lavorativa

Ogni qualvolta il SPP elabora un documento cogente da sottoporre al DL, ufficializza l'invio del documento inviando una e-mail (tramite l'indirizzo istituzionale spp.xxxx@uniroma1.it) indirizzata al Datore di Lavoro, inserendo in copia conoscenza l'indirizzo archivio.ssl@uniroma1.it.

Il documento trasmesso viene anche caricato nella relativa cartella del drive condiviso.

Al momento dell'attivazione della procedura, il SPP avrà cura di caricare nel drive condiviso anche tutti i documenti cogenti già prodotti in passato e conservati agli atti.

Ogni qualvolta il DL, o il suo Referente Locale previa approvazione del DL, elabora un documento cogente,  ufficializza il documento stesso inviandolo per e-mail al suo SPP (tramite l'indirizzo istituzionale spp.xxxx@uniroma1.it), inserendo in copia conoscenza l'indirizzo archivio.ssl@uniroma1.it.

Il DL, o il suo Referente Locale, archivia il documento trasmesso anche caricandolo nella relativa cartella nel drive condiviso.

Al momento dell'attivazione della procedura, il DL, per il tramite del suo Referente Locale, avrà cura di caricare sul drive condiviso anche tutti i documenti cogenti disponibili, prodotti in passato dall'Unità Produttiva.