Gestione corrispondenza, raccomandate, pacchi
PROCEDURA IN FASE DI ELABORAZIONE
La procedura fornisce anche indicazioni utili a individuare eventuali plichi o pacchi sospetti, vale a dire pacchi suscettibili di produrre danni a persone e cose, e fornisce le linee operative per la gestione di questi ultimi.
Si riportano di seguito, nell’ordine, le fasi e le correlate modalità operative.
RICEZIONE e SMISTAMENTO CORRISPONDENZA
La ricezione della corrispondenza in arrivo nelle varie sedi di Sapienza avviene, di norma, da parte del personale delle portinerie presenti negli spazi di Ateneo.
La ricezione dei plichi di “grosse dimensioni” e/o di “rilevante valore” è effettuata esclusivamente dal destinatario (o suo delegato in sede), in caso di assenza di tali soggetti il pacco non potrà essere ritirato ed il corriere dovrà riprogrammare la consegna.
Corrispondenza sospetta
Il personale di portineria verifica tutta la corrispondenza in ingresso in Ateneo secondo le istruzioni operative presenti negli allegati (documento “Istruzione operativa per il controllo e la gestione della corrispondenza sospetta”).
Qualora sia identificato un pacco/plico sospetto (secondo le indicazioni del documento sopra richiamato), avviene quanto segue:
a) il personale di portineria:
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si allontana dallo spazio ove è collocato il pacco sospetto, inibendo, in via cautelativa, l’accesso di terzi nello spazio stesso;
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contatta immediatamente la Centrale Operativa di Ateneo, componendo i numeri di seguito riportati, e indica all’operatore le caratteristiche della corrispondenza sospetta: 0649694233, 8108 (solo da fisso), 800811192 (solo da fisso e cellulare).
b) il personale della Centrale Operativa di Ateneo, ricevuta la segnalazione, contatta l’Ufficio Security e definisce le ulteriori azioni da compiere, quali ad esempio il coinvolgimento della forza pubblica, e, eventualmente, l’evacuazione dell’edificio, da attuare con l’ausilio del Coordinatore del Piano di Emergenza e degli Addetti alla Squadra di Emergenza interna.
Registrazione della corrispondenza in ingresso
La corrispondenza consegnata al personale di Portineria deve essere soggetta a registrazione, secondo le indicazioni contenute nell’ Istruzione operativa per la registrazione della corrispondenza in ingresso.
Smistamento della corrispondenza
Lo smistamento della corrispondenza in ingresso avviene nel rispetto delle seguenti fasi operative svolte, nell’ordine, dal personale delle portinerie di riferimento di Ateneo:
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contattare, tramite mail o telefono, il destinatario della corrispondenza (o eventuale delegato) per comunicare la presenza di posta;
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concordare ed attuare, in accordo con il destinatario (o eventuale delegato), una delle seguenti possibili modalità di consegna della corrispondenza:
a) recapito della corrispondenza presso la sede del destinatario almeno in due momenti diversi della giornata lavorativa da parte del personale di portineria;
b) prelievo da parte del destinatario (o suo delegato) presso lo spazio di ricezione degli spazi della portineria.
