In sede della riunione di coordinamento dei Datori di Lavoro dell’edificio, si suggerisce di valutare congiuntamente la fattibilità del calendario proposto, nonché i seguenti aspetti:

• presenza all’interno dell’edificio di lavoratori la cui attività è essenziale al mantenimento delle condizioni della sicurezza del luogo di lavoro

• presenza di lavoratori con esigenze specifiche (es. disabilità motorie/sensoriali)

• presenza di eventuali lavori o ditte terze all’interno dell’edificio, per la prova di evacuazione ed eventuale correlata diffusione dell’informativa di emergenza mediante il RUP

Le risultanze dell’incontro devono essere verbalizzate all’interno del verbale di coordinamento. 

Qualche giorno prima dello svolgimento della Prova di Evacuazione il Coordinatore del Piano di Emergenza invia una mail di avviso alla Sala Operativa di Ateneo (vigilanzasapienza@uniroma1.it) e all'Ufficio Security (ufficiosecurity_aos@uniroma1.it), allegando alla stessa l'elenco aggiornato degli addetti all'emergenza dell'edificio e i relativi contatti telefonici, con particolare riferimento a quelli del Coordinatore del Piano di Emergenza e degli eventuali Vice.

Si specifica che tale elenco deve essere inviato alla Sala Operativa e all'Ufficio Security ogni qualvolta intervenga una modifica significativa, e comunque ogni qualvolta sia ritenuto opportuno, per garantire che i recapiti presenti in Sala Operativa siano sempre aggiornati.

Al fine di organizzare una prova di evacuazione efficace si devono di mettere in atto le seguenti attività:

1. Sopralluogo preliminare per la Verifica degli Impianti

2. Incontro formativo della squadra di emergenza

3. Prova di Evacuazione con Briefing Finale 

L’organizzazione della prova di evacuazione è promossa dal Datore di Lavoro Prevalente dell’edificio interessato, che invia, eventualmente per il tramite del Coordinatore del Piano di Emergenza, una comunicazione iniziale i cui contenuti sono riportati nel modulo M02 P003_C                                                                                                                                                      

1) Sopralluogo preliminare per la Verifica degli Impianti

• Coordinatore del Piano di Emergenza dell'edificio

• Uno o più addetti della Squadra di Emergenza Interna (ASEI) dell’intero edificio

• Uno o più addetti al Primo Soccorso Aziendale (APSA) dell’intero edificio

• Uno o più addetti all’assistenza del Personale Diversamente Abile (ADA) dell’intero edificio

• Tecnico incaricato da AGE per la gestione degli impianti (ove possibile)

• Addetto della Vigilanza di Ateneo (ove possibile)

• Individuazione e verifica di funzionamento e delle modalità di attivazione degli impianti coinvolti in fase di emergenza

• Verifica delle normali condizioni operative ed assenza di danni materiali evidenti degli impianti coinvolti in fase di emergenza

• Verifica della fruibilità dei percorsi di esodo e uscite di emergenza

Il Coordinatore del Piano di Emergenza dell'edificio interessato (su mandato del Datore di Lavoro Prevalente) promuove il “sopralluogo preliminare per la verifica degli impianti” convocando le figure indicate nella sopraindicata sezione “partecipanti” inviando loro una comunicazione i cui contenuti sono riportati nel modulo M03a P003_C.

Saranno eseguiti dei controlli operativi dei presidi antincendio, di primo soccorso e di fruibilità dei percorsi di fuga attraverso la compilazione della specifica check list “Controlli operativi antincendio” (modulo M03b P003_C).

Le risultanze del sopralluogo saranno verbalizzate (modulo M03c P003_C).

Le eventuali anomalie emerse nella presente fase di sopralluogo, se non risolte nell’immediato, saranno gestite e prese in carico attraverso l’aggiornamento del “Piano delle Misure di Adeguamento (PMA)” secondo le modalità operative indicate nella Procedura “Aggiornamento PMA e PASA – P006_C”.

Ove le anomalie riscontrate fossero significative, il Datore di Lavoro Prevalente, eventualmente per il tramite del coordinatore del Piano di Emergenza, convoca la riunione di coordinamento tra tutti i Datori di Lavoro dell’edificio, per valutare congiuntamente le più opportune azioni conseguenti.

2) Incontro formativo della squadra di emergenza 

• Il Coordinatore del Piano di Emergenza (CPE)

• Tutti gli Addetti del Servizio di Emergenza Interna dell'edificio (ASEI)

• Tutti gli Addetti del Pronto Soccorso Aziendale dell'edificio (APSA)

• Tutti gli Addetti all'assistenza delle persone Diversamente Abili dell'edificio (ADA)

• Tutti gli addetti all'emergenza degli eventuali enti esterni che hanno sede nell'edificio

• Informazione, formazione e addestramento delle figure chiave per la gestione dell'emergenza, per l'espletamento della prova di evacuazione

Il Coordinatore del Piano di Emergenza promuove l’incontro formativo della squadra di emergenza tra le figure ASEI, APSA, ADA insistenti sull’edificio interessato dalla prova convocando le figure indicate nella sopraindicata sezione “partecipanti” inviando loro una comunicazione con la convocazione e la documentazione necessaria da analizzare (piano di emergenza, planimetrie dell’edificio) i cui contenuti sono riportati nel modulo M04a P003_C.

L’attività formativa delle figure chiave per la gestione dell’emergenza sarà documentata dal CPE attraverso la modulistica standard: modulo M04b P003_C.

Ai componenti della squadra di emergenza interna e degli Enti/istituti esterni e al personale universitario facente parte del servizio di vigilanza, qualora sprovvisti, saranno consegnate (tramite registrazione con modulo M04c P003_C) le fascette luminescenti identificative dei componenti della squadra di emergenza che dovranno essere sempre indossate nel caso del verificarsi di un evento emergenziale.                                                 

3) Prova di Evacuazione con Briefing finale     

• TUTTI I PRESENTI NELL'EDIFICIO

• Vigilanza di Ateneo

Qualche giorno prima della prova tutti i Datori di Lavoro/Dirigenti dell'edificio interessato, eventualmente per il tramite dei propri Referenti, dispongono:

• l'invio a tutto il proprio personale di una mail contenente la data prevista (modulo M05a P003_C) 

• l'affissione sui muri dell'edificio, in posizione strategica, della cartellonistica che indichi il giorno della “prova di evacuazione” (modulo M05b P003_C)

Il giorno della prova, ad un orario imprecisato, sarà diramato l'allarme.

È fatto obbligo a tutto il personale di abbandonare tempestivamente i locali dell'edificio per recarsi al punto di raccolta, più velocemente possibile ma in sicurezza.

A fine evacuazione, su indicazione del CPE, con il supporto degli ASEI, il personale potrà procedere al rientro nei locali dell'edificio 

In coda alla prova di evacuazione le figure chiave per la gestione dell'emergenza si riuniranno con Il CPE per l'effettuazione di un briefing finale, durante il quale verranno analizzate tutte le opportunità di miglioramento emerse durante la prova. Le risultanze della Prova di evacuazione saranno verbalizzate a cura del CPE attraverso la modulistica standard: modulo M05c P003_C.

Il CPE invia a tutti i Datori di Lavoro coinvolti il verbale della prova di evacuazione (modulo M05c P003_C) e il verbale dell'incontro formativo (modulo M04b P003_C).

Ciascun Datore di Lavoro, attraverso i propri incaricati, provvede all'archiviazione di tali documenti secondo la procedura Documenti Salute e Sicurezza delle Unità Produttive - P014_C 

Ove fossero riscontrate, durante la prova, anomalie significative, il Datore di Lavoro Prevalente, eventualmente per il tramite del coordinatore del Piano di Emergenza, convoca la riunione di coordinamento tra tutti i Datori di Lavoro dell’edificio, per valutare congiuntamente le più opportune azioni conseguenti.

RIUNIONE DI COORDINAMENTO TRA I DATORI DI LAVORO

• modulo M01aP003_C riunione di coordinamento Datori di Lavoro;

COMUNICAZIONE POLIZIA LOCALE

• modulo M01bP003_C comunicazione Polizia Locale;

AVVIO ORGANIZZAZIONE PROVA 

• modulo M02P003_C comunicazione iniziale;

SOPRALLUOGO PRELIMINARE PER LA VERIFICA DEGLI IMPIANTI

• modulo M03aP003_C Convocazione sopralluogo impianti;

• modulo M03bP003_C Check list controlli antincendio;

• modulo M03cP003_C Verbale sopralluogo impianti;

INCONTRO FORMATIVO DELLA SQUADRA DI EMERGENZA

• modulo M04aP003_C Convocazione incontro formativo;

• modulo M04bP003_C Verbale formazione procedure emergenza;

• modulo M04cP003_C consegna fascia ad alta visibilità;

PROVA DI EVACUAZIONE CON BRIEFING FINALE

• modulo M05aP003_C Informativa PEVAC per tutto il personale;

• modulo M05bP003_C Cartello data PEVAC;

• modulo M05cP003_C Verbale PEVAC e briefing finale.