Settore Protocollo, gestione e conservazione documentale

Il settore cura in particolare le attività relative a:
 

- gestione servizio di protocollo informatico;
- gestione documentale dell'Area Organizzativa Omogenea;
- gestione dell'Archivio di deposito dell'Amministrazione centrale;
- conservazione documentale;
- coordinamento delle attività di protocollo presso le strutture decentrate;
- gestione della casella istituzionale di PEC dell’AOO Amministrazione Centrale
  protocollosapienza@cert.uniroma1.it ;
- gestione della casella istituzionale di posta elettronica istituzionale 
  protocollosapienza@uniroma1.it;
- servizio di smistamento della corrispondenza

  Accesso al protocollo informatico

 

FAQ 

1) Ho sbagliato ad inserire l’allegato in una PEC già inviata. Cosa devo fare?
Una volta che la PEC è stata inviata, non può essere né annullata né modificata.
Occorre fare un nuovo invio ad integrazione della trasmissione precedente, con un nuovo documento principale che accompagni l’allegato.
2) Ho protocollato un documento, ma ho sbagliato l’allegato. Cosa devo fare?
In questo caso l’utente non può operare in autonomia, ma deve scrivere a ufficioprotocollo@uniroma1.it e chiedere l’intervento del settore indicando il numero di protocollo e allegando il file corretto da sostituire.Nel caso in cui questo sia avvenuto in una AOO diversa dall’Amministrazione Centrale, quindi in una struttura decentrata, il RAD agirà invece in autonomia provvedendo lui stesso a sostituire il file, cliccando sul tasto modifica e procedendo alla sostituzione.
3) Ho protocollato, ma ho sbagliato l’allegato e ho fatto un nuovo protocollo. Ho agito correttamente?
No. In questo caso si sarebbero dovute seguire le indicazioni della FAQ n. 2. A questo punto occorrerà chiedere a ufficioprotocollo@uniroma1.it di annullare il protocollo con l’allegato sbagliato, indicando anche il numero di protocollo registrato in sua sostituzione.
Nel caso in cui questo sia avvenuta in una AOO diversa dall’Amministrazione Centrale, quindi in una struttura decentrata, l’intervento dovrà essere operato dal RAD.
4) Ho protocollato un documento, ma ho sbagliato l’oggetto. Come posso fare?
Dopo la registrazione, il campo oggetto non può essere modificato.
Se si tratta di un mero errore materiale, si può intervenire in autonomia procedendo con la registrazione di un’annotazione (tasto posto in alto nella barra dei comandi) con la seguente dicitura “in oggetto leggasi Mario Rossi al posto di Antonio Verdi”
Se invece l’oggetto presenta un errore sostanziale e quindi si vuole annullare il protocollo stesso, occorre procedere con una espressa richiesta motivata al settore protocollo.
Nel caso in cui questo sia avvenuta in una AOO diversa dall’Amministrazione Centrale, quindi in una struttura decentrata, l’intervento dovrà essere operato dal RAD.
5) Si può annullare un protocollo tra uffici?
No. Nel caso in cui si sia sbagliato, occorre scrivere a ufficioprotocollo@uniroma1.it descrivendo il problema. Si segnala che gli interventi possibili sono limitati, in linea di massima, alla modifica del RPA e del RPA minuta.
6) Ho sbagliato a mettere l’allegato in un DD/DR, cosa posso fare?
Nel caso in cui ci si renda conto dell’errore commesso entro circa le 48h ore successive, occorre scrivere a ufficioprotocollo@uniroma1.it spiegando la problematica ed il settore protocollo provvederà a rimuovere l’allegato errato. Dopodiché sarà cura dell’operatore caricare il file corretto.
Nel caso in cui sia passato un lasso di tempo superiore, occorrerà fare un nuovo DD/DR, ad integrazione o sostituzione del precedente.
7) Ho sbagliato oggetto in un DD/DR, che posso fare?
Dopo la registrazione, il campo oggetto non può essere modificato.
8) Ho sbagliato a protocollare un DD/DR, che posso fare?
I repertori non si annullano. Si procede con la registrazione di un nuovo repertorio con la specificazione nell’oggetto “a rettifica del….” E si procede alla registrazione di un’annotazione (tasto posto in alto nella barra dei comandi) sul repertorio errato.
9) Devo inviare della documentazione agli uffici dell’amministrazione centrale, posso usare l’interoperabilità?
No, l’interoperabilità va usata esclusivamente per i contratti conto terzi.
10) Come si crea un fascicolo?
Si rimanda al “Manuale operativo fascicolazione”.
11) Come si mettono i documenti nel fascicolo che ho creato?
Si rimanda al “Manuale operativo fascicolazione”.
12) Come si tolgono i documenti da un fascicolo?
Partendo dal documento che si vuole rimuovere dal fascicolo, cliccare sulla X posta a destra in corrispondenza del fascicolo campo “Responsabilità”.
13) Come si chiede l’attivazione/modifica/cancellazione di un’utenza su Titulus?
Occorre compilare il modulo “richiesta abilitazione utenza” (distinto tra amministrazione centrale e strutture decentrate) ed inviarlo all’indirizzo ufficioprotocollo@uniroma1.it.
14) Come si fa a chiedere la protocollazione di documenti (email, PEC, cartaceo)
Nel caso delle email che s’intendono far protocollare in arrivo, inoltrare la email ad ufficioprotocollo@uniroma1.it, così come ricevuta; nel caso di una PEC ricevuta nella propria casella certificata, inoltrare la stessa a protocollosapienza@cert.uniroma1.it; [valido solo per Amministrazione centrale. Le strutture decentrate procedono alla protocollazione in autonomia] Nel caso si abbia un documento cartaceo lo stesso va consegnato e/o inviato allo smistamento per le Strutture, ovvero al protocollo per l’Amministrazione centrale.
15) Ho ricevuto in bozza una PEC non mia. Cosa devo fare?
- Strutture Decentrate: se ho trovato in “Bozze” un msg di posta certificata che non è di competenza della mia struttura lo protocollo in entrata e con un protocollo in partenza (via PEC) lo trasmetto alla struttura competente.
- Amministrazione Centrale: se ho trovato in “Bozze” un msg di posta certificata che ritengo vada protocollato, apro la bozza e clicco su “Nuovo RPA” scrivendo nel campo “Persona” Benedetti Elisabetta. 
16) Sto inviando una PEC. Il destinatario memorizzato ha un indirizzo diverso da quello a cui devo indirizzare il documento. Cosa devo fare?
È possibile compilare una nuova scheda anagrafica mettendo il nuovo indirizzo PEC e selezionarla in sede di compilazione della partenza (per tutti) o dell’arrivo, (per le Strutture decentrate); ovvero in caso di partenza in cui si sia già creato il protocollo, prima di procedere con “invio”, è possibile modificare l’indirizzo PEC aprendo la bustina posta a sinistra del destinatario.
Quest’ultima operazione non è possibile se il destinatario selezionato è privo di indirizzo PEC. In questa eventualità, si dovrà quindi annullare il protocollo, modificare la scheda anagrafica, e procedere con nuovo invio con il destinatario completo.
17) Quali sono gli orari di apertura del servizio Smistamento?
Dal lunedì al giovedì dalle 09.00 alle 11.00 e dalle 14.30 alle 15.30;
Venerdì dalle 09.00 alle 11.00.
18) Da chi può essere ritirata la corrispondenza presso lo smistamento?
La posta viene consegnata esclusivamente all’incaricato autorizzato o dal titolare munito di documento di riconoscimento.
19) Lo smistamento gestisce la corrispondenza delle strutture che seppur poste all’interno della città universitaria non fanno parte della Sapienza?
No, lo smistamento si occupa esclusivamente della corrispondenza della Sapienza.
20) Come faccio per spedire un plico se faccio parte dell’Amministrazione centrale?
Per spedire un Plico occorre una richiesta, effettuata tramite nota tra uffici, al settore protocollo: il numero di registrazione vale come autorizzazione. Se Raccomandata con Ricevuta di Ritorno occorre compilare la stessa. Si specifica che l’etichetta del protocollo va apposta sul plico NON in alto a destra che serve allo smistamento per l’affrancatura.
21) Lo smistamento può affrancare la corrispondenza per tutte le strutture della Sapienza?
No, il servizio smistamento affranca solo la corrispondenza dell’Amministrazione centrale. 
22) Quale è l’orario che garantisce la spedizione in giornata?
Entro le ore 11.00.
23) Come faccio a sapere se la raccomandata che ho spedito non è andata a buon fine?
Su Titulus si vedrà, nelle annotazioni, la motivazione del ritorno al mittente e la data di arrivo allo smistamento.

 

 

 

Area Affari Generali

Ufficio Affari Generali e gestione documentale

Settore Protocollo, gestione e conservazione documentale 

Capo Settore
Elisabetta Benedetti
T (+39) 06 4991.0604
T (+39) 06 4991.0348

Staff Protocollo
Rita Atzori
T (+39) 06 4991.0604
Mario Colella
T (+39) 06 4991.0279

Rosa Carroccia
T (+39) 06 4991.0805
Elisabetta Granati
T (+39) 06 4991.0683
Fulvia Innamorati
T (+39) 06 4991.0810
Cinzia Morelli
T (+39) 06 4991.0570
Michele Vellucci
T (+39) 06 4991.0369
Michela Scalco
T (+39) 06 4991.0818
Nicoletta Venanzi
T (+39) 06 4991.0036


Staff Smistamento
Maria Elisa Ambroselli
T (+39) 06 4991.0275
Andrea De Angelis
T (+39) 06 4991.0275
Michelangelo Davoli
T (+39) 06 4991.0682
Gaetano Oliva
T (+39) 06 4991.0682
Antonietta Severi
T (+39) 06 4991.0682
Giuseppe Corsini
Patrizia Picone
 


 

Email
ufficioprotocollo

PEC istituzionale
protocollosapienza

Sedi

Piazzale Aldo Moro, 5

Protocollo
Edificio Ex Tumminelli

Smistamento
Palazzo del Rettorato
Portico (CIAO)

Orario di apertura:

Dal lunedì al giovedì
ore   9:00 - 11:00
ore 14:30 - 15:30

venerdì
ore   9:00 - 11:00

 

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