L'Ufficio assicura la gestione, il governo e l'innovazione dei flussi documentali, del protocollo e dell'archivio (di deposito e storico).  Si articola nei due settori Archivio storico e Protocollo, gestione e conservazione documentale. Il coordinamento è affidato alla Responsabile della conservazione che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione così come previsto dalle Linee Guida per la formazione, la gestione e la conservazione  dei documenti informatici di AgID.  Coordina inoltre i Responsabili della gestione documentale dei vari Centri di spesa dell'Ateneo.

Archivio Storico:

salvaguarda, tutela, valorizza e promuove il patrimonio storico documentale attraverso le attività di censimento, schedatura, riordino e inventariazione. Recupera e gestisce il materiale prodotto dalle diverse strutture dell’Amministrazione centrale divenuto documentazione storica destinato alla conservazione permanente. Rende fruibile la documentazione a docenti, studiosi e studenti, gestendo le richieste di accesso e consultazione  e fornendo assistenza alla ricerca e orientamento. Verifica inoltre e monitora la documentazione storica presente presso le sedi esterne alla Città universitaria.

Protocollo, gestione e conservazione documentale:

gestisce il servizio di protocollo informatico e monitora i flussi documentali, coordina la gestione documentale dell’Amministrazione Centrale e svolge il servizio di smistamento della corrispondenza. Fornisce inoltre supporto a Dipartimenti, Facoltà e Centri per le attività di gestione documentale e fascicolazione. Implementa le azioni volte alla progressiva  digitalizzazione della documentazione, dei processi e dei procedimenti, gestisce l'archivio di deposito dell'Amministrazione centrale e supporta per le operazioni di scarto le altre strutture. Monitora l'invio in conservazione di alcune tipologie documentarie.