La presente procedura gestionale è finalizzata a:

• fornire gli elementi utili a facilitare la definizione e attuazione delle misure di prevenzione, protezione e coordinamento in occasione di eventi che prevedono l’occupazione temporanea di locali e spazi, come disciplinato dal relativo Regolamento di Ateneo;

• indicare le modalità di diffusione delle informazioni relative alla salute e sicurezza agli uffici e alle persone interessate.

I soggetti interessati dalla presente procedura sono:

• Organizzatore dell’evento: chiunque (persona fisica, Società, Ente, Facoltà, Dipartimento, Centro, Area, Ufficio, o altro soggetto interno o esterno a Sapienza) organizza l’evento, con utilizzo di fondi propri o proventi di sponsorizzazione;

• Richiedente: colui che sottoscrive la richiesta degli spazi, secondo quanto previsto dal Regolamento per l’utilizzo temporaneo e/o occasionale dei locali e degli spazi interni ed esterni dell’Università degli studi di Roma "La Sapienza" o dal “Regolamento Eventi ludici | Sapienza Università di Roma (uniroma1.it)”(può essere soggetto differente dall'Organizzatore);

• Co-organizzatore dell’evento: Struttura (Facoltà, Dipartimento, Centro, Area, Ufficio, o altro ente interno o esterno a Sapienza) che partecipa all’organizzazione dell’evento, sotto il coordinamento dall’Organizzatore che resta responsabile dell’applicazione della presente procedura;

• Datore di lavoro prevalente per spazi assegnati: come definito nella circolare Prot. 80704 del 17/11/2016, class. IX/3, è “Datore Di Lavoro Prevalente per spazi assegnati” il Datore di Lavoro di un edificio/plesso al quale risulta assegnato il maggiore spazio, in termini di metri quadri di superficie. A parità di superfici assegnate è prevalente il Datore di Lavoro con il maggior numero di lavoratori/equiparati che insistono su tali spazi”. Per gli spazi esterni della città universitaria il DL Prevalente è la Rettrice.

• Sponsor: enti o strutture che partecipano alle spese relative alla realizzazione dell’evento, ma che non partecipano operativamente all’organizzazione dell’evento; qualora uno sponsor allestisca direttamente uno o più spazi espositivi (eventualmente per il tramite di ditte terze incaricate) agisce sotto il coordinamento dell’Organizzatore;

• Struttura Ospitante: assegnatario/gestore degli spazi in cui si svolgerà l’evento, vale a dire l’Unità Produttiva (Facoltà, Dipartimento, Centro, Area) che detiene o gestisce gli spazi in cui si svolgeranno gli eventi;

• Uffici competenti: aree e uffici competenti dell’Area Amministrazione di Sapienza (Area Affari Generali, Ufficio Speciale Prevenzione Protezione e Alta Vigilanza, Servizi di Prevenzione e Protezione, Ufficio Security, eventuali altri uffici competenti).

L'autorizzazione all’utilizzo dei locali o spazi per l’evento viene richiesta secondo quanto previsto dal “Regolamento per l’utilizzo temporaneo e/o occasionale dei locali e degli spazi interni ed esterni dell’Università degli studi di Roma “La Sapienza” (D.R. n. 674/2023)” o dal “Regolamento Eventi ludici | Sapienza Università di Roma (uniroma1.it)”.

A valle dell’autorizzazione dell’evento, almeno 15 giorni lavorativi prima della realizzazione, l’Organizzatore compila, completa in ogni sua parte e sottoscrive il “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento - EVENTI CON ALLESTIMENTI” e lo invia a:

• Gestore/Gestori degli spazi in cui si svolgerà l’evento;
• Servizi di Prevenzione e Protezione competenti (ove non fosse noto inviare a uspp@uniroma1.it);
• Ufficio Security (ufficiosecurity_aos@uniroma1.it);
• Area Gestione Edilizia (direzione.age@uniroma1.it)
• Area Patrimonio e Sostenibilità (direzione.arps@uniroma1.it)

Qualora l’Organizzatore sia una Unità Produttiva/non Produttiva interna a Sapienza (Facoltà, Dipartimento, Centro, Area, Ufficio), il documento di cui sopra viene compilato con l’assistenza del SPP competente.

Qualora l’Organizzatore sia una Struttura esterna a Sapienza, il documento di cui sopra viene compilato dalla Struttura organizzatrice stessa, anche nei casi in cui il Richiedente sia interno a Sapienza.

Tale documento deve essere completato, in relazione alle peculiarità dell’evento, con le prescrizioni e le misure aggiuntive rispetto a quelle già ivi contenute

L’organizzatore altresì garantisce uno scambio reciproco di informazioni con il Gestore/i degli spazi, ai fini della cooperazione e coordinamento in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro.

L’Organizzatore garantisce la messa in atto di tutte le misure previste dal “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento - EVENTI CON ALLESTIMENTI” come integrato dall’Organizzatore stesso.

Qualora in fase di svolgimento, allestimento o disallestimento sia necessaria l’interdizione di alcune zone, l’Organizzatore procede all’installazione delle necessarie barriere e segnaletiche di sicurezza.

L’Organizzatore dell’evento, inoltre, in considerazione delle peculiarità dell’evento stesso, ha l’obbligo di osservare le disposizioni cogenti, applicabili a seconda del caso, previste dall’art. 26 o dal Titolo IV del D.Lgs. 81/08 e s.m.i.

L’Organizzatore garantisce la diffusione delle informazioni relative alle misure di salute, sicurezza e coordinamento, come descritto di seguito.

Le informazioni sulle misure da adottare contenute nel “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento - EVENTI CON ALLESTIMENTI” devono essere adeguatamente diffuse a tutti gli interessati.

A tal fine l’Organizzatore garantisce la trasmissione del documento su indicato (o di un suo estratto) almeno a:

• Gestore/Gestori degli spazi in cui si svolgerà l’evento;

• Co-organizzatori e sponsor;

• Ditte eventualmente incaricate dell’allestimento/disallestimento/ svolgimento dell’evento;

• Lavoratori che partecipano all’allestimento dei luoghi in cui si svolgerà l’evento, e relativi Preposti/Dirigenti.

Ove necessario l’Organizzatore installa la cartellonistica atta a garantire la sicurezza degli eventuali lavoratori e utenti di Sapienza che transitano nei luoghi interessati dall’evento, sia in fase di svolgimento dell’evento stesso, che in fase di allestimento e disallestimento dei luoghi.

L’Unità Produttiva che gestisce lo spazio in cui si svolgerà l’evento ha cura di verificare, eventualmente per il tramite di persona a ciò incaricata, che l’Organizzatore restituisca correttamente compilato e sottoscritto il “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento - EVENTI CON ALLESTIMENTI”

Verifica inoltre che tale documento sia stato consegnato al SPP competente per l’unità produttiva stessa e, ove ciò non fosse avvenuto, eventualmente lo inoltra allo stesso, per le attività di competenza.

Ove sia prevista la potenziale interferenza delle attività relative all’evento con le attività dei lavoratori Sapienza, invia il documento a tutto il personale interessato, con la richiesta di adeguarsi alle misure in esso contenute.

Verifica infine che l’Organizzatore abbia provveduto a installare, ove previsto, la cartellonistica atta a garantire la sicurezza degli eventuali lavoratori e utenti di Sapienza che transitino nei luoghi in cui si terrà l’evento, sia in fase di svolgimento dell’evento stesso, che in fase di allestimento e disallestimento degli eventuali apprestamenti.

Il/i SPP della/e Struttura/e ospitante degli spazi in cui si svolgerà l’evento, ricevuto nei tempi prescritti (almeno 15 giorni lavorativi prima dell'evento) il Documento di prevenzione, protezione e coordinamento - EVENTI CON ALLESTIMENTI” prodotto dall’Organizzatore, verifica che sia stato compilato in ogni sua parte, e che le eventuali misure aggiuntive in esso inserite dall’organizzatore siano compatibili con le misure previste a livello di Ateneo.

Ove ritenuto necessario richiede all’Organizzatore di integrare il documento con eventuali misure aggiuntive, atte a proteggere i lavoratori e gli utenti di Sapienza, sia in condizioni ordinarie che in situazioni di emergenza.

A richiesta, o ove ritenuto opportuno, invia all’Organizzatore le planimetrie delle vie di esodo delle aree interessate dall’evento.

Qualora l’organizzatore dell’evento sia interno all’Ateneo, il SPP competente lo supporta, su richiesta, nella compilazione del “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento”, interfacciandosi con gli altri SPP eventualmente interessati ai fini della raccolta delle informazioni e delle planimetrie dei luoghi in cui si svolgerà l’evento.

In nessun caso le richieste di integrazione o qualsivoglia altra indicazione dei SPP potranno essere intese come autorizzazione a svolgere l'evento, la quale dovrà essere rilasciata dagli organi competenti secondo quanto previsto dal “Regolamento per l’utilizzo temporaneo e/o occasionale dei locali e degli spazi interni ed esterni dell’Università degli studi di Roma “La Sapienza” (D.R. n. 674/2023)”, dal “Regolamento Eventi ludici | Sapienza Università di Roma (uniroma1.it)” o da eventuali altri regolamenti vigenti.

L'autorizzazione all’utilizzo dei locali o spazi per l’evento viene richiesta secondo quanto previsto dal “Regolamento per l’utilizzo temporaneo e/o occasionale dei locali e degli spazi interni ed esterni dell’Università degli studi di Roma “La Sapienza” (D.R. n. 674/2023)” o dal “Regolamento Eventi ludici | Sapienza Università di Roma (uniroma1.it)”.

A valle dell’autorizzazione dell’evento, almeno 10 giorni prima della realizzazione, l’organizzatore compila, completa in ogni sua parte e sottoscrive il  "Documento di prevenzione, protezione e coordinamento – EVENTI SENZA ALLESTIMENTI" e lo diffonde come specificato nel paragrafo seguente.

L’organizzatore altresì garantisce uno scambio reciproco di informazioni con la struttura ospitante e al relativo Servizio di Prevenzione e Protezione, ai fini della cooperazione e coordinamento in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro.

L’Organizzatore garantisce la messa in atto di tutte le misure previste dal “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento – EVENTI SENZA ALLESTIMENTI”.

Qualora in fase di svolgimento o preparazione dell’evento sia necessaria l’interdizione di alcune zone, concordate con la Struttura Ospitante, l’Organizzatore procede all’installazione delle necessarie barriere e segnaletiche di sicurezza.

L’Organizzatore dell’evento, inoltre, in considerazione delle peculiarità dell’evento stesso, ha l’obbligo di osservare le disposizioni cogenti, applicabili a seconda del caso, previste dall’art. 26 o dal Titolo IV del D.Lgs. 81/08 e s.m.i.

L’Organizzatore garantisce la diffusione delle informazioni relative alle misure di salute, sicurezza e coordinamento, come descritto di seguito.

Le informazioni sulle misure da adottare contenute nel “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento – EVENTI SENZA ALLESTIMENTI” devono essere adeguatamente diffuse a tutti gli interessati.

A tal fine l’Organizzatore garantisce la trasmissione del documento su indicato (o di un suo estratto) almeno a:

• Gestore/Gestori degli spazi in cui si svolgerà l’evento;

• Co-organizzatori e sponsor;

• Ditte eventualmente incaricate o utilizzate ai fini della preparazione o dello svolgimento dell’evento;

• Lavoratori che partecipano o preparano l’evento, e relativi Preposti/Dirigenti.

Ove necessario l’Organizzatore installa la cartellonistica atta a garantire la sicurezza degli eventuali lavoratori e utenti di Sapienza che transitano nei luoghi interessati dall’evento, sia in fase di svolgimento dell’evento stesso, che in fase di allestimento e disallestimento dei luoghi.

L’Unità Produttiva che gestisce lo spazio in cui si svolgerà l’evento ha cura di verificare, eventualmente per il tramite di persona a ciò incaricata, che l’Organizzatore restituisca correttamente compilato e sottoscritto il “Documento di prevenzione, protezione e coordinamento – EVENTI SENZA ALLESTIMENTI”, e lo trasmette a:

• Servizi di Prevenzione e Protezione competenti (ove non fosse noto inviare a uspp@uniroma1.it);
• Ufficio Security (ufficiosecurity_aos@uniroma1.it);
• Area Gestione Edilizia (direzione.age@uniroma1.it)
• Area Patrimonio e Sostenibilità (direzione.arps@uniroma1.it)