L’iter di articola in tre (3) fasi:

1 - La prima fase dell'iter di approvazione di una proposta di Spin Off o Start Up presso l'Università Sapienza è definita come fase di istruttoria. Durante questa fase, l'Ufficio preposto all'interno dell'Ateneo supporta i proponenti nella definizione del loro progetto imprenditoriale.

Il supporto si concretizza in una serie di incontri mirati con i proponenti, volti a delineare la visione e gli obiettivi del progetto. L'Ufficio, poi,  fornisce assistenza nella redazione della documentazione necessaria per la presentazione della proposta alla Commissione Spin Off e Start Up.

2 - Una seconda fase, di valutazione della proposta, è affidata alla Commissione Spin Off e Start Up. La Commissione, composta da esperti in diversi ambiti, ha il compito di esaminare attentamente la proposta e di esprimere un parere obbligatorio ma non vincolante per gli organi decisionali finali.

La valutazione della Commissione si concentra principalmente su quattro aspetti fondamentali:

• Innovatività della Tecnologia: ovvero grado di originalità, potenziale di impatto sul mercato e capacità di differenziarsi rispetto alle soluzioni esistenti.

• Team Imprenditoriale: le competenze e la loro complementarietà, le esperienze, la motivazione del team.

• Sostenibilità Economico-Finanziaria: il piano finanziario, la sua coerenza e la capacità di generare ricavi sufficienti.

• Legami di Trasferimento Tecnologico: i collegamenti tra la proposta e il contesto di ricerca.

3 - Una terza ed ultima fase, di approvazione della proposta, da parte degli Organi Collegiali, Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione che deliberano a riguardo, approvando la proposta quale Start Up di Sapienza e fornendo autorizzazione ai docenti strutturati a partecipare all’iniziativa imprenditoriale.

È necessario completare i seguenti passaggi:

- predisporre il business plan: documento di descrizione dell’innovatività del prodotto/servizio, di analisi del segmento di mercato, con particolare riferimento ai potenziali clienti e competitors e di illustrazione della sostenibilità economico-finanziaria dell’iniziativa. La redazione del business plan rappresenta un passaggio fondamentale nel processo di presentazione di una proposta di Start Up a Sapienza. Questo documento deve descrivere in modo dettagliato diversi aspetti chiave del progetto imprenditoriale. Il business plan deve innanzitutto illustrare l'innovatività del prodotto o servizio proposto. Si tratta di evidenziare in modo chiaro e preciso gli elementi di originalità e di differenziazione rispetto alle soluzioni già presenti sul mercato. La descrizione deve mettere in luce il valore aggiunto che la Start Up intende apportare al settore di riferimento. Un'analisi accurata del segmento di mercato è un altro elemento imprescindibile del business plan. Questa analisi deve identificare il target di riferimento, ovvero i potenziali clienti a cui il prodotto o servizio è destinato. L'analisi del segmento di mercato deve includere anche una mappatura dei competitors, ovvero delle aziende che offrono prodotti o servizi simili a quelli proposti dalla Start Up. Infine, il business plan deve dimostrare la sostenibilità economico-finanziaria dell'iniziativa. Questo significa presentare un piano finanziario dettagliato che preveda investimenti, costi e ricavi.

- acquisire il parere favorevole del Consiglio di Dipartimento dei docenti strutturati componenti della start up alla proposta imprenditoriale ed alla partecipazione del personale strutturato (è fondamentale garantire che la partecipazione all'iniziativa imprenditoriale non comprometta l'attività didattica e di ricerca dei docenti).

- inviare la documentazione (modulo proposta, business plan, delibera del consiglio di Dipartimento, cv proponenti) a spinoff@uniroma1.it. La documentazione richiesta comprende i seguenti elementi:

1. Modulo di Proposta: Si tratta di un modulo specifico, fornito dall'Università Sapienza, che raccoglie le informazioni principali sulla Start Up e sui proponenti

2. Business Plan: Come illustrato precedentemente, il business plan è un documento fondamentale che descrive in dettaglio il progetto imprenditoriale.

3. Deve includere la descrizione del prodotto o servizio, l'analisi di mercato con particolare attenzione a potenziali clienti e concorrenti, il piano finanziario e la strategia di sviluppo

4. Delibera del Consiglio di Dipartimento: Questa delibera, in forma scritta, attesta il supporto del Dipartimento alla proposta imprenditoriale e alla partecipazione del personale strutturato all'iniziativa. Il Consiglio di Dipartimento valuta la proposta imprenditoriale e la partecipazione del personale strutturato, assicurandosi che la partecipazione all'iniziativa non comprometta l'attività didattica e di ricerca dei docenti

4. CV dei Proponenti: I curricula vitae dei proponenti consentono di valutare le competenze, l'esperienza e le qualifiche del team che intende guidare la Start Up

L'invio di tutta la documentazione a spinoff@uniroma1.it consente all'Ufficio Spin Off e Start Up di iniziare la fase di istruttoria. In questa fase, il personale dell'Ufficio incontra i proponenti per definire ulteriormente il progetto e fornire supporto nella preparazione della documentazione da presentare alla Commissione Spin Off e Start Up.

No. Possono presentare domanda anche non strutturati (studenti, dottorandi, assegnisti ecc.…), purché presentino una dichiarazione di supporto da parte di un docente strutturato Sapienza, ai sensi dell’art. 3 del Regolamento Spin off e start up di Sapienza. La proposta dovrà essere comunque approvata dal Consiglio di Dipartimento in riferimento all’ambito di ricerca del proponente.

L'accesso alla presentazione di una proposta di Start Up non è limitato al personale strutturato dell'Università Sapienza. Anche studenti, dottorandi, assegnisti di ricerca e altri "non strutturati" possono avviare l'iter per la creazione di una Start Up. Tuttavia, per garantire un solido legame con l'ambiente accademico e la supervisione da parte di un esperto, i non strutturati devono presentare una dichiarazione di supporto da parte di un docente strutturato Sapienza.

Questa dichiarazione, redatta ai sensi dell'art. 3 del Regolamento Spin off e Start up di Sapienza, conferma l'interesse del docente strutturato per il progetto e il suo impegno a fornire supporto e guida ai proponenti non strutturati. La proposta di Start Up, anche se presentata da non strutturati con il supporto di un docente strutturato, deve comunque essere sottoposta all'approvazione del Consiglio di Dipartimento.

Proporre una società unipersonale non è vietato dal Regolamento, ma la presenza di un team di proponenti, che saranno soci della Società, costituisce un valore aggiunto per la proposta, che sarà valutata dalla Commissione Spin Off e Start Up.

Sebbene il regolamento di Sapienza non vieti esplicitamente la presentazione di una proposta di Start Up da parte di un singolo proponente, la presenza di un team di proponenti, che diventeranno soci della società, rappresenti un "valore aggiunto" per la proposta.

Non necessariamente, possono partecipare, quali soci della Start Up, anche persone fisiche e giuridiche esterne, ma è preferibile che la componente Sapienza sia maggioritaria e rappresenti il 51% della compagine della Società.

Pur essendo ammessa la partecipazione di soci esterni all'ambiente universitario, sia come persone fisiche che come entità giuridiche, è importante mantenere una componente Sapienza maggioritaria all'interno della società con una quota di partecipazione dei membri della comunità Sapienza (docenti, ricercatori, studenti) superiore al 50%.

La preferenza per una componente Sapienza maggioritaria può essere motivata da diverse ragioni:

1. Tutela del legame con l'Ateneo: Assicurare una partecipazione maggioritaria ai membri di Sapienza contribuisce a mantenere un forte legame tra la Start Up e l'ambiente universitario

2. Valorizzazione della ricerca e del know-how di Sapienza: La Start Up può rappresentare un'opportunità per valorizzare la ricerca, le tecnologie e il know-how sviluppati all'interno di Sapienza, contribuendo al trasferimento tecnologico e alla creazione di valore per l'Ateneo.

Si, ai sensi della legge 240/10, art. 6 “Status giuridico dei professori e ricercatori di ruolo”: comma 9: “La posizione di professore e ricercatore è incompatibile con l'esercizio del commercio e dell'industria fatta salva la possibilità di costituire società con caratteristiche di spin off o di start up universitari, ai sensi degli articoli 2 e 3 del decreto legislativo 27 luglio 1999, n. 297, anche assumendo in tale ambito responsabilità formali, nei limiti temporali e secondo la disciplina in materia dell'ateneo di appartenenza, nel rispetto dei criteri definiti con regolamento adottato con decreto del Ministro ai sensi dell'articolo 17, comma 3, della legge 23 agosto 1988, n. 400.”

L’autorizzazione è conferita dal Consiglio di Amministrazione, al termine dell’iter di approvazione della proposta. Inoltre, il docente che svolge incarichi o ricopre cariche formali nella Start Up deve darne comunicazione all’Amministrazione ai sensi del Regolamento Spin Off e Start Up di Sapienza.

L'autorizzazione a partecipare a una Start Up viene conferita dal Consiglio di Amministrazione solo dopo il completamento dell'intero iter di approvazione della proposta. Questo significa che la proposta deve aver superato con successo tutte le fasi precedenti, inclusa la valutazione della Commissione Spin Off e Start Up e l'approvazione del Senato Accademico

Una volta ottenuta l'autorizzazione dal Consiglio di Amministrazione, il docente che assume incarichi o ricopre cariche formali nella Start Up è tenuto a comunicarlo all'Amministrazione di Sapienza.

Questa comunicazione deve essere effettuata secondo le modalità previste dal Regolamento Spin Off e Start Up di Sapienza, garantendo la trasparenza e la tracciabilità del coinvolgimento del docente.

L'obbligo di comunicazione mira a prevenire potenziali conflitti di interesse e a garantire che l'impegno del docente nella Start Up non interferisca con i suoi doveri accademici.

L’impegno nella start up deve essere compatibile con gli impegni istituzionali di ricerca e didattica previsti dallo status di docente/ricercatore.

Si, la start up potrà utilizzare spazi Sapienza (stanza o laboratorio) previa stipula di una convenzione di utilizzo degli spazi tra la start up e Sapienza. È previsto un costo annuo di rimborso oneri: 154 euro *mq. L’utilizzo può essere esclusivo o promiscuo. Nel caso sia promiscuo il costo totale è dimezzato al 50%. La convenzione ha durata triennale con possibilità di rinnovo ai sensi del Regolamento Spin Off e Start Up.

Per poter utilizzare gli spazi di Sapienza (stanze o laboratori), la Start Up deve stipulare una convenzione con l'Ateneo. Questa convenzione definirà le modalità di utilizzo degli spazi, le responsabilità della Start Up e i costi associati.

È previsto un costo annuo di rimborso oneri per l'utilizzo degli spazi, calcolato in base alla superficie in metri quadrati. Il costo è di 154 euro per metro quadrato.

L'utilizzo degli spazi può essere esclusivo o promiscuo:

• Esclusivo: La Start Up ha l'utilizzo esclusivo dello spazio.

• Promiscuo: Lo spazio è condiviso con altre Start Up o con altre attività di Sapienza. Nel caso di utilizzo promiscuo, il costo totale di utilizzo è dimezzato al 50%.

La convenzione ha una durata triennale, con possibilità di rinnovo ai sensi del Regolamento Spin Off e Start Up di Sapienza. La delibera del Consiglio di Dipartimento deve essere inviata a spinoff@uniroma1.it. La convenzione per l'utilizzo degli spazi sarà sottoposta all'approvazione del Consiglio di Amministrazione. La convenzione sarà stipulata dal Rappresentante legale della Start Up e dalla Rettrice

Il Consiglio di Dipartimento deve deliberare favorevolmente sull’utilizzo e la delibera deve essere inviata a spinoff@uniroma1.it. Successivamente la convenzione per l’utilizzo sarà sottoposta all’approvazione del Consiglio di Amministrazione. Infine si procederà appena costituita la Società alla stipula della convenzione da parte del Rappresentante legale e della Rettrice.

Il primo passo è ottenere una delibera favorevole da parte del Consiglio di Dipartimento dei docenti coinvolti nella Start Up. Una volta ottenuta la delibera del Consiglio di Dipartimento, questa deve essere inviata all'indirizzo email spinoff@uniroma1.it. Questo permette all'Ufficio Spin Off e Start Up di Sapienza di prendere in carico la richiesta e avviare l'iter procedurale per la stipula della convenzione.

Successivamente, l'Ufficio Spin Off e Start Up predisporrà una convenzione per l'utilizzo degli spazi che dovrà essere sottoposta all'approvazione del Consiglio di Amministrazione.

Solo dopo la costituzione formale della Società, si procederà alla stipula definitiva della convenzione. La convenzione sarà firmata dal Rappresentante Legale della Start Up e dalla Rettrice di Sapienza, formalizzando l'accordo e rendendolo operativo.

Si, la start up potrà utilizzare il marchio Sapienza, sarà stipulata una licenza per l’utilizzo del marchio gratuita per i primi tre anni. Successivamente ai primi tre anni sarà stipulato, qualora sia riconosciuto il rinnovo della start up, un accordo di trasferimento tecnologico, che prevede un corrispettivo (in percentuale alla media di fatturato) correlato anche all’utilizzo del marchio di Sapienza.

Le Start Up di Sapienza possono utilizzare il marchio dell'Ateneo. Per formalizzare questa possibilità, viene stipulata una licenza d'uso del marchio. La licenza definisce le modalità di utilizzo del marchio, garantendo che l'immagine di Sapienza sia rappresentata in modo corretto e coerente con i suoi valori.

Per i primi tre anni di attività della Start Up, la licenza d'uso del marchio è gratuita. Questo rappresenta un importante vantaggio per le Start Up in fase iniziale, consentendo loro di utilizzare il prestigio del marchio Sapienza senza sostenere costi aggiuntivi. Successivamente ai primi tre anni, e solo qualora venga riconosciuto il rinnovo della Start Up, viene stipulato un accordo di trasferimento tecnologico.

Questo accordo prevede un corrispettivo per l'utilizzo del marchio Sapienza. Il corrispettivo è calcolato in percentuale alla media del fatturato della Start Up, riconoscendo quindi il valore aggiunto che l'utilizzo del marchio apporta al business.

L'utilizzo del marchio Sapienza rappresenta un vantaggio competitivo per le Start Up. Il marchio è associato a ricerca, innovazione e qualità, valori che possono contribuire a rafforzare la credibilità e la reputazione della Start Up.