Il controllo e la corretta gestione degli spazi utilizzati da ciascuna Unità Produttiva sono elementi fondamentali al fine della gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro.

Al fine di rendere più efficienti le attività di controllo e gestione degli spazi, in considerazione della complessa organizzazione e logistica di Sapienza, nonché al fine di garantire una gestione consapevole del patrimonio edilizio, si è resa indispensabile l’adozione di un sistema informativo per la gestione integrata degli spazi dell'Ateneo.

La piattaforma permette di:

• monitorare costantemente gli spazi utilizzati alla propria Unità Produttiva, in relazione al reale utilizzo degli stessi;

• formalizzare le responsabilità di RADRL e Preposti in relazione agli spazi utilizzati;

• registrare le informazioni relative agli spazi utilizzati;

• verificare il collocamento del personale afferente all'Unità Produttiva;

• accedere ai dati e navigare tra le informazioni e la documentazione relativi agli spazi e al personale della propria Unità Produttiva.

• Introduzione Gestionale Integrato Spazi Sapienza
• FAQ Il ruolo del Referente GISP
• FAQ Gestionale Integrato Spazi Sapienza
• Dashboard GISP
• Inserimento delle Risorse

Per richiede delle sessioni personali di tutoring da remoto, al fine di risolvere particolari problematiche o potenziare le proprie conoscenze relative all'utilizzo della piattaforma, può scrivere ai seguenti indirizzi:

• gisp.ssl@uniroma1.it
• assistenzaGISP@adhox.it

• Introduzione
• CONSULTAZIONE PLANIMETRIE
• STAMPA PLANIMETRIE PDF
• GESTIONE DEI LOCALI E INSERIMENTO INFORMAZIONI
• COLLOCAZIONE PERSONALE NEI LOCALI

1. Individuare uno o più Referenti GISP per la propria struttura:  al fine di permettere il corretto caricamento dei dati, la gestione e il continuo aggiornamento in caso di cambiamenti di stato degli spazi assegnati, ciascun Datore di Lavoro individua e nomina un "Referente GISP", cui assegnare le attività ad esso legate. Ove possibile, è preferibile incaricare  per tale compito il Referente Locale per la sicurezza (RL) o il referente informatico. Qualora il Datore di Lavoro lo ritenga necessario, può nominare più di un Referente, ad esempio nei casi in cui l'Unità Produttiva sia dislocata su più edifici.

2. Comunicare il nominativo del Referente GISP per la propria Struttura: registrare il nominativo del/dei Referente/i GISP, utilizzando il seguente link https://forms.gle/Aswda435cQ579Yt3A, avendo cura di inserire tutti gli edifici per i quali svolgeranno l'attività di caricamento dati sul GISP.

3. Verificare le attività di caricamento effettuate dai Referenti GISP: durante il caricamento, o al termine dello stesso, verificare il corretto caricamento dati da parte del/dei referente/i GISP della propria struttura, secondo le modalità comunicate successivamente dallo Staff GISP.

I Referenti GISP devono

1. Analizzare tutto il materiale audio/video e i manuali sopra elencati, per imparare a usare GISP;

2. Accedere al GISP dal seguente al seguente link: GISP-MAP SSO (e’ necessario essere abilitati all’accesso sulla piattaforma).

3. Verificare l'esistenza e la correttezza delle planimetrie degli edifici/piani di proprio interesse;

4. Effettuare sopralluoghi presso i locali utilizzati dalla propria Struttura di appartenenza, al fine di registrare i dati necessari (vedi sotto); se necessario è possibile stampare le planimetrie di proprio interesse: per la stampa delle planimetrie seguire le instruzioni presenti nella Guida Operativa GISP - Stampa dei PDF delle Planimetrie;

5. Inserire su GISP TUTTI i dati richiesti dalla piattaforma: Tipologia locale, sotto-tipolocia Locale, utilizzo e relativa percentuale di utilizzo, occupanti;

6. Compilare la sezione "Ruoli della Sicurezza" con i ruoli definiti dal Datore di Lavoro della propria Unità Produttiva (Facoltà, DIpartimento, Centro o Area).

Di seguito le istruzioni operative per espletare le attività preliminari.

I Referenti GISP effettuano sopralluoghi per raccogliere i dati necessari, eventualmente dopo aver stampato le planimetrie di interesse.

Qualora, durante i sopralluoghi, si riscontri che una planimetria scaricata risulti difforme rispetto alla situazione reale dei luoghi, è necessario:

1. stampare la planimetria errata e segnare a penna su di essa i punti ove sono state riscontrate le differenze rispetto alla situazione reale;

2. scrivere una mail a arredidecoroestime.age@uniroma1.it;

3. specificare nella mail le differenze riscontrate tra la planimetria e la situazione reale, allegando la scansione della planimetria su cui sono stati segnalati i punti da correggere.

I dati da raccogliere e riportare su GISP sono elencati di seguito, e vanno raccolti per ogni locale, che viene identificato univocamente dalla terna di codici che segue:

• Codice Edificio: Il primo codice che compone la terna dato  è il cosiddetto "Codice Edificio", che è il codice che identifica univocamente l'edificio di cui trattasi, ed è espresso nel formato a due caratteri e 3 numeri, ad esempio CU013, RM127, LT004, ecc;
• Codice del piano: il secondo codice è il codice di piano, che può essere espresso come  P01, P02, PTE (piano terra), PS1 (Piano interrato 1), PS2 (Piano interrato 2), ecc;
• Codice Locale: un codice composto da una lettera L e 3 numeri, ad esempio L012.

Il Codice univoco per l'identificazione del locale sarà dunque composto dai tre codici sopra descritti, secondo il formato:  RM013-P03-L012.

Di seguito l'elenco delle informazioni da raccogliere e riportare su GISP. Per le modalità di caricamento su GISP si faccia riferimento ai manuali d'uso, sia cartacei che audio-video.

a) Struttura Utilizzatrice

La prima informazione da specificare, per ciascun locale, è la "Struttura utilizzatrice".

Tipicamente si tratterà della Struttura per la quale si stanno raccogliendo i dati, ma potrebbe verificarsi che qualche locale, all'interno degli spazi assegnati, sia invece utilizzata da altre strutture o enti, in convenzione o affitto.

b) Caratteristiche del Locale

Per ogni locale è necessario specificare la Tipologia di Ambiente e la Sottotipologia di Ambiente, secondo le categorie comprese nei menù a tendina del GISP.

Nel remoto caso in cui si abbia la necessità di segnalare una nuova tipologia di locale, non contemplata nell'elenco standard, è necessario segnalare tale necessità all'indirizzo mail gisp.ssl@uniroma1.it.

c) Stato d'uso del locale

La successiva informazione da registrare è lo "stato d'uso" del singolo locale, che può essere, navigando nelle funzioni del gISP.

È necessario segnalare tutti i locali locali concessi in locazione (anche a titolo gratuito o in convenzione), e segnalare il locatore.

Nel remoto caso in cui si abbia la necessità di segnalare una nuova tipologia di stato d'uso, non contemplata nell'elenco standard, è necessario segnalare tale necessità all'indirizzo mail gisp.ssl@uniroma1.it.

d) Personale

Per ogni locale è necessario identificare il personale che ha la sua postazione di lavoro al suo interno.

• Per Uffici e Studi, devono essere inserite tutte le persone che hanno la loro scrivania o postazione di lavoro al loro interno.

• Per i Laboratori, è necessario segnalare le persone che operano abitualmente al loro interno.

• Per le aule è sufficiente inserire la capienza massima, come da targa esterna.