Il controllo e la corretta gestione degli spazi utilizzati da ciascuna Unità Produttiva sono elementi fondamentali al fine della gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro.

Al fine di rendere più efficienti le attività di controllo e gestione degli spazi, in considerazione della complessa organizzazione e logistica di Sapienza, nonché al fine di garantire una gestione consapevole del patrimonio edilizio, si è resa indispensabile l’adozione di un sistema informativo per la gestione integrata degli spazi dell'Ateneo.

La piattaforma permette di:

• monitorare costantemente gli spazi utilizzati alla propria Unità Produttiva, in relazione al reale utilizzo degli stessi;

• formalizzare le responsabilità di RADRL e Preposti in relazione agli spazi utilizzati;

• registrare le informazioni relative agli spazi utilizzati;

• verificare il collocamento del personale afferente all'Unità Produttiva;

• accedere ai dati e navigare tra le informazioni e la documentazione relativi agli spazi e al personale della propria Unità Produttiva.

• Introduzione Gestionale Integrato Spazi Sapienza
• FAQ Il ruolo del Referente GISP
• FAQ Gestionale Integrato Spazi Sapienza
• Dashboard GISP
• Inserimento delle Risorse

• Introduzione
• CONSULTAZIONE PLANIMETRIE
• STAMPA PLANIMETRIE PDF
• GESTIONE DEI LOCALI E INSERIMENTO INFORMAZIONI
• COLLOCAZIONE PERSONALE NEI LOCALI

Di seguito il calendario dei corsi:

• Corso di Formazione per Referenti GISP: 30 Marzo 2023, ore 9.30 - in presenza;

• Corso di Formazione per Referenti GISP: 12 Maggio 2023, ore 9.30 - da remoto;

• Corso di Formazione per Referenti GISP: 22 Giugno 2023, ore 9.30 - in presenza;

• Corso di Formazione tecnica all'utilizzo della piattaforma: 12 Luglio 2023 - da remoto;

• Corso di Formazione tecnica all'utilizzo della piattaforma: 20 Luglio 2023 - da remoto;

A partire dal mese di Ottobre 2022  le Unità Produttive inseriscono e tengono aggiornati i dati relativi ai propri spazi.

Durante tale attività i Datori di Lavoro e i Referenti GISP riceveranno assistenza costante dallo Staff GISP, e in particolare sono stati attivati i seguenti servizi:

• formazione ai Referenti che opereranno sul GISP;

• messa a disposizione di materiali didattici e manuali d'uso (vedi in alto in questa pagina);

• video sull'utilizzo del GISP;

• training on the job (a richiesta,a ttivabile scrivendfo a gisp.ssl@uniroma1.it);

• tutoraggio a distanza e help desk (a richiesta,a ttivabile scrivendfo a gisp.ssl@uniroma1.it).

1. Individuare uno o più Referenti GISP per la propria struttura:  al fine di permettere il corretto caricamento dei dati, la gestione e il continuo aggiornamento in caso di cambiamenti di stato degli spazi assegnati, ciascun Datore di Lavoro individua e nomina un "Referente GISP", cui assegnare le attività ad esso legate. Ove possibile, è preferibile incaricare  per tale compito il Referente Locale per la sicurezza (RL) o il referente informatico. Qualora il Datore di Lavoro lo ritenga necessario, può nominare più di un Referente, ad esempio nei casi in cui l'Unità Produttiva sia dislocata su più edifici.

2. Comunicare il nominativo del Referente GISP per la propria Struttura: registrare il nominativo del/dei Referente/i GISP, utilizzando il seguente link https://forms.gle/Aswda435cQ579Yt3A, avendo cura di inserire tutti gli edifici per i quali svolgeranno l'attività di caricamento dati sul GISP.

3. Verificare le attività di caricamento effettuate dai Referenti GISP: durante il caricamento, o al termine dello stesso, verificare il corretto caricamento dati da parte del/dei referente/i GISP della propria struttura, secondo le modalità comunicate successivamente dallo Staff GISP.

Una volta individuati e comunicati i nominativi dei referenti GISP, gli stessi saranno:

• abilitati per l'accesso al "Portale GISP";

• iscritti ai corsi di formazione per l'utilizzo del GISP.

I Referenti GISP, in attesa di essere convocati per le previste attività di formazione sull’utilizzo della piattaforma, dovranno effettuare le seguenti operazioni preliminari:

1. scaricare e stampare le planimetrie di proprio interesse disponibili su GISP al seguent al seguente link: GISP-MAP SSO (e’ necessario essere abilitati all’accesso sulla piattaforma). Per la stampa delle planimetrie seguire le instruzioni presenti nella Guida Operativa GISP - Stampa dei PDF delle Planimetrie;

2. effettuare sopralluoghi presso i locali utilizzati dalla propria Struttura di appartenenza, al fine di registrare i dati necessari (vedi sotto);

3. Registrare sul file excel "Modulo Registrazione Locali" (vedi tra gli allegati a sinistra nella pagina) tutte le informazioni raccolte.

Di seguito le istruzioni operative per espletare le attività preliminari.

Una volta stampate le planimetrie relative agli spazi di propria competenza, i Referenti GISP effettuano sopralluoghi per raccogliere i dati necessari.

Qualora, durante i sopralluoghi, si riscontri che una planimetria scaricata risulti difforme rispetto alla situazione reale dei luoghi, è necessario:

1. stampare la planimetria errata e segnare su di essa i punti ove sono state riscontrate le differenze rispetto alla situazione reale;

2. scrivere una mail a arredidecoroestime.age@uniroma1.it;

3. specificare nella mail le differenze riscontrate tra la planimetria e la situazione reale, allegando la scansione della planimetria su cui sono stati segnalati i punti da correggere.

Al fine di raccogliere compiutamente i dati che in una seconda fase dovranno essere caricati sul Portale GISP, consigliamo di scaricare il file excel Modulo Registrazione Locali (scaricabile nella sezione allegati, al lato della pagina).

I dati da raccogliere sono elencati di seguito.

e informazioni sui loCali che devono essere raccolte e registrate, e successivamente caricate su GISP, sono le seguenti.

Per un più rapido successivo caricamento su GISP è consigliabile utilizzare il file excel Modulo Registrazione Locali (scaricabile nella sezione allegati, al lato della pagina).

a) Codice Edificio, Codice Piano, Codice Locale

Questi codici possono essere trovati sulle planimetrie scaricate secondo le istruzioni fornite al punto 1) "Reperimento delle Planimetrie per gli spazi di interesse".

Il primo dato da registrare, per ciascun locale, è il cosiddetto "Codice Edificio", che è il codice che identifica univocamente l'edificio di cui trattasi, ed è espresso nel formato a due caratteri e 3 numeri, ad esempio CU013, RM127, LT004, ecc.

A questo Codice deve essere associato il  numero di piano, che è reperibile nella medesima planimetria, generalmente sul lato del foglio, secondo il formato a tre cifre, ad esempio: P01, P02, PTE (piano terra), PS1 (Piano interrato 1), PS2 (Piano interrato 2), ecc.

Il terzo dato da registrare è il "Codice Locale", che è un codice composto da una lettera L e 3 numeri, ad esempio L012.

Il Codice univoco per l'identificazione del locale sarà dunque composto dai tre codici sopra descritti, secondo il formato:  RM013-P03-L012

Questi codici potranno essere registrati separatamente su 3 colonne differenti, nell'excel Modulo Registrazione Locali (scaricabile nella sezione allegati, al lato della pagina)

b) Struttura Utilizzatrice

La seconda informazione da specificare, per ciascun locale, è la "Struttura utilizzatrice".

In questa colonna va riportata la "struttura" che utilizza il locale (intesa come Facoltà, Dipartimento, Centro, Area dell'Amministrazione Centrale, ente esterno in convenzione, affittuari, ecc).

Tipicamente si tratterà della Struttura per la quale si stanno raccogliendo i dati, ma potrebbe verificarsi che qualche locale, all'interno degli spazi assegnati, sia invece utilizzata da altre strutture o enti, in convenzione o affitto.

c) Categoria - Sottocategoria d'uso

La successiva informazione da registrare è la "Categoria - Sottocategoria d'uso", che è riportate nel box che segue.

All'interno dell'excel Modulo Registrazione Locali (scaricabile nella sezione allegati, al lato della pagina) sono riportate in un menù a tendina.

Nel remoto caso in cui si abbia la necessità di segnalare una nuova tipologia di locale, non contemplata nell'elenco standard, è necessario segnalare tale necessità all'indirizzo mail gisp.ssl@uniroma1.it.

d) Stato d'uso del locale

La successiva informazione da registrare è lo "stato d'uso" del singolo locale, che può essere:

• Utilizzato

• Non utilizzato

• Inagibile

• Non usabile

• Non assegnato

• In manutenzione

All'interno dell'excel Modulo Registrazione Locali (scaricabile nella sezione allegati, al lato della pagina) sono riportate in un menù a tendina.

Nel remoto caso in cui si abbia la necessità di segnalare una nuova tipologia di stato d'uso, non contemplata nell'elenco standard, è necessario segnalare tale necessità all'indirizzo mail gisp.ssl@uniroma1.it.

e) Spazio Condiviso/Condominiale 

La successiva informazione da registrare se il locale rappresenta o meno uno "Spazio Condiviso" o uno "Spazio Condominiale". Questa funzione è utile per identificare i connettivi (corridoi, scale, ecc), i bagni, gli altri e tutti quelli spazi che non sono ad uso esclusivo di una Struttura, ma sono utilizzati da più Strutture.

E' possibile scegliere tra:

• spazio condiviso (tra più strutture);

• spazio condominiale (a servizio dell'intero edificio);

• no (nessuna delle precedenti).

f) Personale

Per ogni locale è necessario identificare il personale che ha la sua postazione di lavoro al suo interno.

• Per Uffici e Studi, devono essere inserite tutte le persone che hanno la loro scrivania o postazione di lavoro al loro interno.

• Per i Laboratori, è necessario segnalare le persone che operano abitualmente al loro interno.

• Per le aule è sufficiente inserire la capienza massima, come da targa esterna.

g) Locazioni

È necessario segnalare tutti i locali locali concessi in locazione (anche a titolo gratuito o in convenzione),

È possibile scegliere tra:

• si;

• no.

All'interno dell'excel Modulo Registrazione Locali (scaricabile nella sezione allegati, al lato della pagina) sono riportate in un menù a tendina.

h) Locatore

In caso di locazione (anche a titolo gratuito o in convenzione) è necessario segnalare il locatore.

i) Note

Nel campo note è possibile inserire tutte le informazioni che possono essere, in una fase successiva, utili al caricamento dei dati sul GISP.