Il controllo e la corretta gestione degli spazi utilizzati da ciascuna Unità Produttiva sono elementi fondamentali al fine della gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro.

Al fine di rendere più efficienti le attività di controllo e gestione degli spazi, in considerazione della complessa organizzazione e logistica di Sapienza, nonché al fine di garantire una gestione consapevole del patrimonio edilizio, si è resa indispensabile l’adozione di un sistema informativo per la gestione integrata degli spazi dell'Ateneo.

La piattaforma permette di:

• monitorare costantemente gli spazi utilizzati alla propria Unità Produttiva, in relazione al reale utilizzo degli stessi;

• formalizzare le responsabilità di RADRL e Preposti in relazione agli spazi utilizzati;

• registrare le informazioni relative agli spazi utilizzati;

• verificare il collocamento del personale afferente all'Unità Produttiva;

• accedere ai dati e navigare tra le informazioni e la documentazione relativi agli spazi e al personale della propria Unità Produttiva;

• mantenere aggiornate le informazioni tecniche relative agli spazi sapienza (a cura di AGE)

• Introduzione Gestionale Integrato Spazi Sapienza
• FAQ Il ruolo del Referente GISP
• FAQ Gestionale Integrato Spazi Sapienza
• Dashboard GISP
• Inserimento delle Risorse

• Introduzione
• CONSULTAZIONE PLANIMETRIE
• STAMPA PLANIMETRIE PDF
• GESTIONE DEI LOCALI E INSERIMENTO INFORMAZIONI
• COLLOCAZIONE PERSONALE NEI LOCALI

Al fine di formare i Referenti GISP sulle attività di competenza e sull'utilizzo della piattaforma, vengono organizzati incontri periodici di formazione

Per richiede delle sessioni personali di tutoring da remoto, al fine di risolvere particolari problematiche o potenziare le proprie conoscenze relative all'utilizzo della piattaforma, può scrivere all'indirizzo gisp.ssl@uniroma1.it

1. Individuare uno o più Referenti GISP per la propria struttura:  al fine di permettere il corretto caricamento dei dati, la gestione e il continuo aggiornamento in caso di cambiamenti di stato degli spazi assegnati, ciascun Datore di Lavoro individua e nomina un "Referente GISP", cui assegnare le attività ad esso legate. Ove possibile, è preferibile incaricare  per tale compito il Referente Locale per la sicurezza (RL) o il referente informatico. Qualora il Datore di Lavoro lo ritenga necessario, può nominare più di un Referente, ad esempio nei casi in cui l'Unità Produttiva sia dislocata su più edifici.

2. Comunicare il nominativo del Referente GISP per la propria Struttura: registrare il nominativo del/dei Referente/i GISP, utilizzando il seguente link https://forms.gle/Aswda435cQ579Yt3A, avendo cura di inserire tutti gli edifici per i quali svolgeranno l'attività di caricamento dati sul GISP. A valle della registrazione è necessario avvisare tramite l'indirizzo gisp@uniroma1.it

3. Verificare le attività di caricamento effettuate dai Referenti GISP: durante il caricamento, o al termine dello stesso, verificare il corretto caricamento dati da parte del/dei referente/i GISP della propria struttura, sia a riguardo della categoria degli spazi, sia riguardo all'utilizzo, sia riguardo alla collocazione del personale e relativi ruoli della SSL.

I Referenti GISP, sono incaricati di caricare e mantenere aggiornati i dati relativi agli spazi della propria Unità Produttiva e/o sede assegnata dal Datore di Lavoro.

1. scaricare (ed eventualmente stampare) le planimetrie di proprio interesse disponibili su GISP al seguent al seguente link: GISP-MAP SSO (e’ necessario essere abilitati all’accesso sulla piattaforma). Per la stampa delle planimetrie seguire le instruzioni presenti nella Guida Operativa GISP - Stampa dei PDF delle Planimetrie;

2. effettuare sopralluoghi presso i locali utilizzati dalla propria Struttura di appartenenza, al fine di registrare i dati necessari (vedi sotto);

3. Verificare periodicamente gli spazi ed eventualmente aggiornare il GISP, secondo le esigenze.

Una volta reperite le planimetrie relative agli spazi di propria competenza, i Referenti GISP effettuano sopralluoghi per raccogliere i dati necessari.

Qualora, durante i sopralluoghi, si riscontri che una planimetria scaricata risulti difforme rispetto alla situazione reale dei luoghi, è necessario:

1. stampare la planimetria errata e segnare su di essa i punti ove sono state riscontrate le differenze rispetto alla situazione reale;

2. scrivere una mail a arredidecoroestime.age@uniroma1.it;

3. specificare nella mail le differenze riscontrate tra la planimetria e la situazione reale, allegando la scansione della planimetria su cui sono stati segnalati i punti da correggere.

Per il caricamento e l'aggiornamento dei dati su GISP si faccia riferimento alla Guida Operativa GISP - Manuale d'Uso.

A titolo illustrativo di Elencano i principali elementi da tenere in considerazione per il corretto caricamento del GISP.

a) Codice Edificio, Codice Piano, Codice Locale

Questi codici permettono di identificare univocamente ciascun locale di Sapienza.

Il primo dato da tenere in considerazione, per ciascun locale, è il cosiddetto "Codice Edificio", che è il codice che identifica univocamente l'edificio di cui trattasi, ed è espresso nel formato a due caratteri e 3 numeri, ad esempio CU013, RM127, LT004, ecc.

A questo Codice deve essere associato il  numero di piano, che è reperibile nella medesima planimetria, generalmente sul lato del foglio, secondo il formato a tre cifre, ad esempio: P01, P02, PTE (piano terra), PS1 (Piano interrato 1), PS2 (Piano interrato 2), ecc.

Il terzo dato da registrare è il "Codice Locale", che è un codice composto da una lettera L e 3 numeri, ad esempio L012.

Il Codice univoco per l'identificazione del locale sarà dunque composto dai tre codici sopra descritti, secondo il formato:  RM013-P03-L012

b) Caratteristiche delgi spazi

PRima di caricare l'utilizzatore e il personale collocato negli spazi, è necessario registrare le caratteristiche degli spazi di cui trattasi. Per le modalità si veda la Guida Operativa GISP - Manuale d'Uso

c) Utilizzatore

Dopo aver correttamente categorizzato lo spazio è necessario inserire l'utilizzatore (anche parziale). Per le modalità si veda la Guida Operativa GISP - Manuale d'Uso

N.B. NON E' NECESSARIO INSERIRE O MODIFICARE L'ASSEGNATOARIO (attività a cura dell'Area Patrimonio) 

d) Registrazione del personale collocato nei locali

In ogni locale è necessario inserire chi opera presso lo stesso, intendendo coloro che in quel determinato spazio hanno la loro postazione di lavoro abituale o principale:

• Per Uffici e Studi, devono essere inserite tutte le persone che hanno la loro scrivania o postazione di lavoro al loro interno.

• Per i Laboratori, è necessario segnalare le persone che operano abitualmente al loro interno.

• Per le aule è sufficiente inserire la capienza massima, come da targa esterna.

 Per le modalità si veda la Guida Operativa GISP - Manuale d'Uso

e) Registrazione dei ruoli della SSLnella sezione "Ruoli SSL"

Per ciascun soggetto presente nell'elenco dell'Unità Produttiva su GISP andrà specificato se non frequenta gli spazi dell'Unità Produttiva, o se ricopre uno o più ruoli della SSL (Dirigente per la Sicurezza, PReposto, RADRL, ASEI, APSA, ADA, ecc)

La registrazione dei ruoli della SSL avviene tramite la sezione apposita.

f) Personale

Per ogni locale è necessario identificare il personale che ha la sua postazione di lavoro al suo interno.

• Per Uffici e Studi, devono essere inserite tutte le persone che hanno la loro scrivania o postazione di lavoro al loro interno.

• Per i Laboratori, è necessario segnalare le persone che operano abitualmente al loro interno.

• Per le aule è sufficiente inserire la capienza massima, come da targa esterna.