La struttura ricevente dovrà trasmettere tutta la documentazione necessaria, come di seguito specificata, con una lettera di trasmissione inoltrata a mezzo protocollo, in cui sia riportato anche l’elenco dei documenti allegati e l’indicazione di almeno un referente con relativi contatti, che sarà l’interlocutore del Settore Fondazioni, liberalità e servizi assicurativi per eventuali integrazioni o modifiche documentali necessarie.

Nella lettera devono essere contenute:

• l’indicazione chiara e possibilmente dettagliata dell’oggetto della donazione (denaro, strumentazione elettronica indicando marca e modello, Fondo librario, indicando la natura, la consistenza, l’attuale posizione del fondo stesso o beni di altra natura);
• l’indicazione dell’importo che si intende donare in caso di donazione in denaro oppure l’indicazione del valore del bene che si intende donare;
• la dichiarazione che attesti che la donazione è da intendersi di modico valore ai sensi dell’art. dall’art. 783 del Codice Civile. In caso di donazione da parte di persona fisica la dichiarazione di modico valore deve essere resa con una "dichiarazione sostitutiva di atto notorio";
• il documento di riconoscimento del soggetto donante (se persona fisica) o del rappresentante legale del soggetto giuridico donante, che deve coincidere con il sottoscrittore della lettera;
• la struttura destinataria della donazione (ad es. Dipartimento, Facoltà, Biblioteca, Laboratorio…);
• se la donazione è effettuata per una specifica finalità, questa deve essere indicata chiaramente nella lettera di intenti.

E’ onere della struttura ricevente munirsi di tutti i pareri necessari al completamento dell’istruttoria per l’accettazione della Donazione e trasmetterli al Settore Fondazioni, liberalità e servizi assicurativi.

Per le donazioni di Beni materiali sono necessari i pareri:

• il nulla osta del competente ufficio dell’Area Gestione Edilizia in ordine alla conformità della collocazione ed utilizzo del bene;
• il nulla osta del competente Ufficio Speciale Prevenzione, protezione e alta vigilanza in ordine alla conformità della collocazione ed utilizzo del bene.

Per le donazioni in Denaro finalizzate a finanziare o cofinanziare in particolare Assegni di ricerca, Borse di ricerca e/o Contratti di ricerca per figure di RTDA/RTDB, è necessario acquisire il parere di conformità ai regolamenti di Ateneo ed eventualmente alla normativa in materia. Tali pareri di conformità che devono essere rilasciati dagli Uffici dell’Amministrazione Centrale competenti per la specifica materia.

In alternativa, se la conformità a tali regolamenti è stata verificata dallo stesso Dipartimento, è possibile indicarlo nell'estratto del verbale del Consiglio riportando  ad es. "Il Consiglio di Dipartimento ha preventivamente verificato la conformità con i regolamenti di Ateneo e con le vigenti norme di legge in materia"

• In caso di donazione di un fondo librario, la documentazione dovrà essere corredata da una relazione, redatta da un esperto del quale si indicheranno anche le specifiche competenze, che ne valuti il valore economico oltre che l’effettivo valore culturale. Nella relazione sarà necessario indicare, tra l’altro, la tipologia, la consistenza e lo stato di conservazione dei testi componenti il Fondo oggetto di Donazione;
• lettera del Direttore della Biblioteca che attesti la disponibilità a ricevere il Fondo librario oggetto di Donazione.

• Al termine della raccolta di tutta la documentazione sopra indicata, la struttura ricevente dovrà procedere all’accettazione della proposta di donazione da parte del proprio Consiglio/Giunta con indicazione della volontà di sottoporre tale richiesta alla Magnifica Rettrice (nei casi di cui ai precedenti punti A e C) oppure al Consiglio di Amministrazione dell’Ateneo (nei casi di cui ai precedenti punti B e D);
• l’estratto del Verbale, regolarmente firmato, dovrà essere inoltrato insieme al resto della documentazione al Settore Fondazioni, liberalità e servizi assicurativi  e dovrà avere data successiva ai nulla osta e alla documentazione istruttoria raccolta;
• dall'estratto del verbale del Consiglio/Giunta deve inoltre risultare che la struttura ricevente:

a) si fa carico di mettere in atto e di verificare tutte di le prescrizioni e indicazioni degli Uffici competenti (ad es. di AGE e dell'Ufficio Speciale Prevenzione, protezione e alta vigilanza),

b) si fa carico di tutti gli oneri di manutenzione del bene oggetto di donazione,

c) se necessario, si fa carico degli eventuali oneri di trasporto, montaggio, collaudo, etc.