Takeout è un servizio di Google che consente, in qualsiasi momento, di esportare i propri dati ed archiviarli come copia di backup, oppure importarli in altri ambienti di lavoro e/o applicazioni.

I dati esportabili sono relativi ai prodotti di Google, ed includono foto (in Google Foto), mail (in Gmail), mappe, calendari (in Google Calendar), contatti, tutto il contenuto di Drive e molti altri dati.

L’archivio generato automaticamente, in formato .zip o .tgz può essere recapitato tramite email, sotto forma di link scaricabile oppure caricato automaticamente su alcuni servizi cloud, tra cui Google Drive, OneDrive e Dropbox. Con questa scelta, l’archivio creato verrà salvato automaticamente nello storage scelto.

Con google TakeOut è, inoltre, possibile copiare e trasferire le email e i file di Google Drive verso un altro account Google.

Approfondimenti

• Guida TAKEOUT - come scaricare i dati di Google
• Pagina del Centro assistenza Google - come scaricare i dati di Google
• Guida TAKEOUT - come trasferire i dati ad un altro indirizzo gmail
• Pagina del Centro assistenza Google - come trasferire i dati ad un altro indirizzo

In caso di attività insolita sul vostro account di posta, al fine di ripristinarne la totale sicurezza, seguire le indicazioni contenute nella guida:

• Guida

Approfondimenti 

• Come difendersi [Settore sicurezza - Centro Infosapienza]
• Proteggere un Account Google violato o compromesso [Guida di Google]
• Attenzione alle mail ingannevoli (phishing)

Lo spazio gestito tramite Google Workspace è destinato ai soli contenuti istituzionali.

Forniamo le seguenti indicazioni per una gestione migliore dello spazio di archiviazione:

• rimuovere i contenuti personali;

   

• verificare l’effettiva utilità di file obsoleti;
• attività didattica - i file contenenti videoregistrazioni di lezioni occupano molto spazio drive. Consigliamo quindi di conservare le lezioni piu’ recenti e spostare il materiale obsoleto su altri supporti, oppure di di cancellarlo.
• Eliminare i contenuti di Drive eventualmente replicati su un Drive condiviso. Se lo stesso file si trova in due posti diversi, potrebbe utilizzare una quantità doppia di spazio di archiviazione.

Approfondimenti

• Gestire lo spazio di archiviazione su Drive, Gmail e Foto [Guida di Google]
• Esamina spazio di archiviazione usato;
• Esamina Drive condivisi;
• Esamina dimensione singoli file

Modalità di richiesta

L'indirizzo impersonale deve prevedere un riferimento alla struttura di afferenza. Il modulo di richiesta deve, pertanto, essere compilato come indicato di seguito

• NOME indicare un riferimento al servizio
• COGNOME indicare un riferimento alla struttura

✎ Modulo di richiesta casella impersonale

Utilizzo deleghe

Il richiedente assume il ruolo di proprietario pro-tempore responsabile della casella di posta e risponde del suo corretto utilizzo, in maniera del tutto analoga al caso di una casella personale. Il proprietario potrà concedere l’accesso alla casella ad ulteriori collaboratori, esclusivamente attraverso il meccanismo di delega.

Il modello di lavoro basato su delega in Gmail è inoltre descritto al seguente link:
https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=it

Per concedere deleghe, apporre firme o impostare risponditore automatico è necessario fare login direttamente all'utenza impersonale. Per tale esigenza si consiglia di fare login su un browser con il proprio account e su un altro browser fare login con l'account impersonale. (o utilizzare una sessione anonima).

Variazioni

✎ Modulo di richiesta aggiornamento dati referente

E' possibile utilizzare client di posta.
Di seguito la guida che illustra la configurazione con MS Outlook.

• Guida

Approfondimenti 

• Client di posta (POP/IMAP) [Guida di Google]

Il programma di Censimento prevede l'invio annuale di una richiesta di conferma dell'utenza, a partire dalla data di attivazione dell'account. Tale richiesta è valida e viene recapitata ogni anno, ma non in un periodo uniforme per tutti gli utenti, poiché dipende dalla data di attivazione del singolo account.

Come confermare:

1. Clicca sul link presente nell'email.
2. Seleziona la casella "Confermo".
3. Clicca sul pulsante "Invia".

Domande frequenti:

• Perché devo confermare il mio account ogni anno? Questa procedura serve a verificare che il tuo account sia ancora utilizzato.
• Cosa succede se non confermo il mio account? Ogni anno, ti verranno inviate tre email di promemoria (a scadenza mensile) per confermare l'utilizzo del tuo indirizzo di posta. Se ignori queste richieste, il tuo account potrebbe essere disattivato.
• Sono esentato da questa procedura? Se hai un contratto a tempo indeterminato, non è necessario confermare il tuo account."

Approfondimenti 

• Fax simile notifiche